28 nov Eindejaarsdrukte?
Zo tegen het einde van het jaar, als er deadlines gehaald moeten worden, merk ik dat mijn klanten regelmatig hun afspraak afzeggen. Ze hebben een overvolle agenda, leven bij de dag en hebben geen tijd. Hoe komt dat? En waar ligt de oplossing?
Ik zie vaak dat ondernemers veel zaken zelf willen doen. Het verantwoordelijkheidsgevoel is groot en delegeren doen ze liever niet. Met als gevolg dat ze in tijdnood komen, dingen doen die ze eigenlijk helemaal niet zo leuk vinden en dat veel belangrijke zaken er bij inschieten.
Al met al levert dit een gevoel van stress op. Maar waar ligt dan de oplossing? Daar kan ik kort over zijn. Vrijwel altijd ligt deze bij de ondernemer zelf. Ik weet het, het valt niet mee om zaken uit handen te geven. Daarom hier wat praktische tips.
- Delegeer een hele taak aan één persoon;
- zoek de juiste persoon voor de juiste taak;
- maak heel helder welke specifieke resultaten je verwacht;
- delegeer zowel de taak als de verantwoordelijkheid en het mandaat;
- vraag om een samenvatting van het gedelegeerde zodat je zeker weet dat de boodschap over en weer helder is;
- zorg ervoor de voortgang te monitoren, zorg voor een regelmatige update van de voortgang. Dit zorgt ervoor dat een medewerker niet gaat zwemmen;
- houd de communicatielijnen open, ook al is het druk;
- trek het gedelegeerde niet terug als u niet tevreden bent, maar coach uw medewerker bij het bereiken van wat u samen hebt afgesproken. Hetgeen hierdoor geleerd wordt, kan later weer gebruikt worden;
- evalueer en beloon de inspanning (die van uw medewerker en uzelf!).
Met name in het begin kost het delegeren van taken en verantwoordelijkheden relatief veel meer tijd door de begeleiding en de communicatie die het vraagt. Maar op de langere termijn levert het de drukbezette ondernemer tijd op én gemotiveerde, lerende medewerkers op. Misschien een goed voornemen voor komend jaar?