19 jan timemanagement voor ondernemers
Ze was al een tijdje ondernemer en wilde graag verder groeien met haar bedrijf. Maar dat lukte nog niet. “Ik ben zo druk met alle dagelijkse zaken, waar haal ik de tijd vandaan om meer áán mijn bedrijf te werken, in plaats van ín mijn bedrijf”.
Vast heel herkenbaar voor veel ondernemers. Je bent de hele dag druk, druk, druk. Alles lijkt haast te hebben en veel dingen moesten het liefst gisteren nog af. En voordat je het weet ben je de hele dag druk met ‘de waan van de dag’ terwijl de écht belangrijke taken blijven liggen. Herkenbaar? Als ondernemer moet je nogal wat keuzes maken als het gaat om de vraag waar jij vandaag jouw tijd aan besteedt. Hoe komt het nu dat deze keuze maken zo lastig is?
Oorzaak 1 – Veel nieuwe prikkels
Onze hersenen zijn heel gevoelig voor alles wat nieuw is. Tijdens je werk betekent dit dat nieuwe e-mails, telefoontjes tussendoor en een collega aan je bureau al snel voorrang krijgen boven de zaken die jij je hebt voorgenomen te doen. Herkenbaar? Het stellen van prioriteiten én je daaraan houden blijkt dus best een uitdaging.
Oorzaak 2 – Alles is (lijkt) belangrijk
Een grote misvatting, maar veel mensen voelen het zo. En hierdoor ontstaat onnodige werkstress. In de meeste gevallen veroorzaakt doordat doelen onvoldoende duidelijk zijn. Of doordat er simpelweg te veel doelen zijn waardoor dus alles belangrijk lijkt.
Oorzaak 3 – De doelen zijn duidelijk, maar we maken andere keuzes
Hoe dat komt? We staan niet achter de doelen, we zien ze niet echt als belangrijk. We willen anderen niet teleurstellen. Of we vinden een deel van de taken die bij een doel horen niet leuk. We kiezen andere, ook zinvolle activiteiten, die niet bijdragen aan onze belangrijkste doelen. En als we er op aangesproken worden verklaren we dit door te wijzen naar wat we wél gedaan hebben.
Timemanagement voor ondernemers: de aanpak
Stap 1 – Bepaal je drie allerbelangrijkste doelen op hoofdlijnen
Heldere doelen maken het eenvoudiger om tijdens je werk de juiste keuzes te maken. En om makkelijker de juiste prioriteiten te stellen, heb je maar een beperkt aantal duidelijke doelen nodig. Wat is een beperkt aantal? Stel eerst maar eens je top 3 samen. Wat zijn jouw drie belangrijkste eindresultaten voor 2021? Omschrijf deze drie doelen zo specifiek mogelijk.
Stap 2 – Bepaal de rangorde in je doelen
Zet je doelen op volgorde van 1 tot en met 3 zodat je altijd makkelijk kunt kiezen. Daarbij heeft doel 1 voorrang op doel 2 en 3. Uitgangspunt blijft natuurlijk wel dat je alle drie de doelen realiseert. Daar sta je immers voor.
Stap 3 – Word je blij van die doelen?
Sta je er helemaal achter? Vind jij ook dat je een zinvolle bijdrage levert als je deze drie doelen realiseert? Zou je dan trots op jezelf zijn? Zo ja, mooi! Dat helpt enorm om er ook trouw aan te blijven.
Stap 4 – Draagt deze taak WEL of NIET bij aan mijn ‘top 3-doelen’?
Zet alle taken die op je bord liggen eerst eens op papier. Bij het stellen van prioriteiten gaat het om twee vragen: Is deze taak belangrijk? En is deze taak urgent? Deze vragen leverden een kwadrant op met een 1 tot en met 4 prioriteit.
Belangrijk + Urgent: Nu doen! Dit kan immers niet wachten, dus meteen zelf oppakken.
Belangrijk + Niet-Urgent: Plannen! Het is belangrijk genoeg om de actie zelf te doen en je mag het zeker niet vergeten. Je plant dus tijd in je agenda om deze actie uit te voeren. Noot: Hier zit vaak de crux bij timemanagement: Als je acties niet plant, worden ze vanzelf urgent en ben je vervolgens alleen maar bezig met dingen die meteen moeten.
Niet-Belangrijk + Urgent: Delegeren! De actie kan niet blijven liggen maar het hoeft niet persé door jouzelf gedaan te worden. Kijk dus bij wie je deze actie kunt beleggen. Het zijn ook regelmatig taken die door anderen bij jou zijn neergelegd, maar horen ze ook echt bij jou of is deze taak eigenlijk een aap van een ander die op jouw schouder is gezet?
Niet-Belangrijk + Niet-Urgent: Niet doen! Dit soort dingen lossen zich meestal vanzelf wel op.
Helaas hebben we de neiging om taken in eerste instantie te snel in het vakje ‘belangrijk’ en ‘urgent’ plaatsen. Met als gevolg dat ‘de waan van de dag’ regeert en de zaken die er (op lange termijn) echt toe doen erbij in schieten. Pak je to-do lijst er maar eens bij. En ook je top 3 doelen. En stel nu eens per taak de volgende vraag: ‘Draagt deze taak WEL of NIET bij aan mijn top 3 doelen?’ Merk je het effect? Het is ineens veel makkelijker kiezen. WEL of NIET. En zo creëer je onderscheid tussen taken die er voor jou echt toe doen en taken die er niet of veel minder toe doen.
Stap 5 – En wat doen we dan met urgentie?
First things first! Dat is het uitgangspunt. Prioriteiten stellen op basis van ‘bijdrage aan je top 3 doelen’ is dus effectiever dan prioriteiten stellen op basis van ‘tijd’ (lees: urgentie). Binnen de groep ‘draagt WEL bij’, stel je jezelf per taak de volgende vraag: ‘Vereist deze taak NU onmiddellijke aandacht?”. Hiermee zorg je voor de juiste prioriteitstelling binnen de taken die rechtstreeks bijdragen aan jouw doelen. Voor de taken niet onmiddellijke aandacht vragen, plan je tijd in je agenda. Vaak werkt het maken van een weekplanning daarbij beter dan het maken van een dagplanning. Timemanagement voor ondernemers
Wat heb je nu bereikt?
Je hebt duidelijk welke taken direct bijdragen aan jouw top 3 doelen. Binnen deze taken heb je duidelijk welke direct aandacht vragen. Voor de taken die geen directe aandacht vragen, heb je in je agenda tijd vrijgemaakt. Alle taken die niet direct bijdragen aan je doelen heb je kritisch beoordeeld op ‘Hoort het wel bij mij?’, ‘Is niet doen een optie’ en ‘Kan ik het kleiner maken? ‘Door dit te doen wordt je takenlijst een stukje korter. Tijd over dus om meer te werken áán je bedrijf.
Mijn bovenstaande tips kun je zelf aan de slag. Maar is praktijk nu toch wat weerbarstiger dan dat je gehoopt had. Neem dan even contact op. Met de oplossingsgerichte ondersteuning van Lantèr lukt het je vast wél om stappen te maken. Timemanagement voor ondernemers